11. Comment écrire au maître d’ouvrage en cas de difficultés ?

Pour pouvoir apporter la preuve, dans un cadre judiciaire, que l'on a développé par écrit les moyens permettant de mettre en œuvre l'obligation de renseignement et de conseil qui résulte de la loi, des usages et de l'équité.

Le devoir de conseil consiste à informer et à avertir le maître d'ouvrage en l'éclairant sur les divers aspects de l'opération, en particulier sur les risques, les avantages et les inconvénients.

Aussi est-il nécessaire d’écrire au maître d’ouvrage dans les cas suivants (liste non exhaustive) :

• carence répétée d’une entreprise de travaux pour demander au maître d’ouvrage de prendre les mesures coercitives nécessaires (pénalités, réalisation des travaux par une entreprise tierce aux frais et risques, résiliation du marché aux frais et risques) ;
• non-respect des règles de sécurité par une entreprise ;
• erreur dans les documents contractuels imposant de les modifier ou de commander des travaux supplémentaires ;
• évolution des normes applicables ;
• modification du programme ou décision du maître d’ouvrage engendrant des conséquences pour le projet (qu’elles soient techniques, calendaires ou financières) ;
• risque de dépassement du budget ;
• nécessité d'obtenir un permis modificatif pour tenir compte de l'évolution du projet, etc.

Il est également important de prendre acte, par écrit, des prises de position orales de la maîtrise d’ouvrage (refus d’appliquer les pénalités aux entreprises, etc.). Il est primordial de garder une trace de tout désaccord avec la maîtrise d’ouvrage.

Il est également indispensable d’accompagner la transmission des documents au maître d’ouvrage d’une lettre détaillant :

• les documents transmis (énumération) ;
• les principaux choix retenus par la maîtrise d’œuvre ;
• les suites que le maître d’ouvrage doit y apporter.

Cela permet au maître d’œuvre d’une part de garder une preuve de l’envoi de ces documents et d’autre part d’exercer pleinement son devoir de conseil.

Par une lettre ou un courriel précis, mesuré, factuel et structuré ne laissant place à aucune interprétation aléatoire.

On procédera par une escalade progressive en deux ou trois temps  selon le cas et l'urgence :

• premier envoi par lettre simple, par courriel ou par fax ;
• deuxième envoi : rappel ;
• troisième envoi : par lettre RAR.

Les modèles suggérés ne sont pas exhaustifs et sont adaptables en fonction du style et de la personnalité de chacun.

Ils visent cependant des points essentiels (date, circonstances particulières, lieu) sans lesquels le courrier n'a pas de portée.